Le cabinet d’avocats AGG se tourne vers le XMediusFAX^MD et économise des milliers de dollars

Le client

Arnall Golden Gregory (AGG) est l’un des plus importants cabinets d’avocat d’Atlanta. Il a aidé plusieurs entreprises en croissance à transformer des défis légaux en occasions d’affaires en les conseillant sur les fusions et acquisitions, le financement des marchés financiers, les associations en participation, les litiges et autres services juridiques. Pour AGG, les communications électroniques et l’échange de données sont vitaux pour offrir un service efficace aux clients. Chaque jour, les employés d’AGG envoient et reçoivent des centaines de fax.

Le défi

Les contrats au sens de la loi et les accords sont vitaux pour AGG. Près de 200 membres du personnel se fient au fax pour transmettre ces documents de façon rapide, sécurisée et confidentielle.

AGG venait tout juste de remplacer un ancien système téléphonique analogique par un système VoIP Cisco à la fine pointe. Cela signifiait que le serveur Captaris RightFax actuel n’était plus compatible avec le nouveau système téléphonique VoIP.

AGG a contemplé la possibilité de mettre RightFax à niveau, mais a appris que ce serait coûteux. AGG aurait dû acheter du matériel et des logiciels et réimplanter son serveur de fax. Toutefois, ce processus n’aurait même pas optimisé son infrastructure VoIP.

Pour cette raison, AGG s’est engagé à trouver un serveur de fax qui :

• optimiserait substantiellement son environnement VoIP Cisco et s’intégrerait directement à CallManager;
• serait fiable et extensible et disposerait d’outils d’administration conviviaux;
• ferait économiser au maximum tout en étant la meilleure solution;
• serait entièrement logiciel et posséderait toutes les fonctionnalités, et plus encore, du désuet logiciel RightFax;
• ne dépendrait pas de la technologie analogique (p. ex. : cartes de fax, modem, matériel, etc.);
• pourrait être implanté en un temps d’arrêt minimum pendant que l’ancien système serait remplacé;
• serait transparent pour les utilisateurs finaux, qui envoyaient et recevaient déjà des fax de leur application de courriel Microsoft Outlook/Exchange.

La solution

AGG a brièvement considéré un service de type Web fax, mais celui-ci était trop coûteux pour le débit de fax que le cabinet anticipait. En se tournant vers Sagem-Interstar, AGG a été impressionné par la solution de fax IP (FoIP) T.38 XMediusFAX. « XMediusFAX optimisait notre infrastructure VoIP Cisco en place », a déclaré Paul Grulke, directeur du service de l’information chez AGG.

Un autre facteur qui a motivé la décision d’implanter le XMediusFAX a été le prix. Monsieur Grulke a ajouté : « Le prix était nettement plus alléchant que celui du RightFax, et nous avons pu supprimer l’une de nos lignes de jonction en enlevant les cartes Brooktrout. Le XMediusFAX nous a permis de partager les circuits PRI entre le trafic de la voix et celui du fax, nous permettant ainsi d’économiser sur nos coûts de télécom. »

Après avoir montré à un petit groupe d’essai ce dont le XMediusFAX était capable, AGG était fin prêt à faire entrer le serveur de test en production. Pour y arriver, AGG a simplement remplacé le connecteur Microsoft Exchange RightFax par le connecteur XMediusFAX. Selon monsieur Grulke, « le temps d’arrêt a été minimal » pendant la transition.

Maintenant, le trafic de fax entre directement dans les routeurs PRI d’AGG et est retransmis au serveur XMediusFAX en utilisant le protocole T.38.

Résultats et avantages

AGG possède la garantie d’obtenir un important RCI avec son investissement XMediusFAX puisqu’aucune carte de fax coûteuse ni aucune ligne de jonction dédiée ne sont requises. De plus, le XMediusFAX nécessite moins d’administration, ce qui réduit le coût de la main-d’œuvre d’AGG. En fait, AGG estime que la résiliation des contrats d’entretien RightFax et la suppression de sa ligne PRI généreront une économie annuelle de près de 22 000 $.

Très peu de formation sur le produit a été re-quise puisque les utilisateurs d’AGG avaient déjà l’habitude de faxer à partir de Microsoft Exchange. Toutefois, ils ont été particulièrement impressionnés par plusieurs nouvelles fonctionnalités offertes par le XMediusFAX telles que :

• la notification par courriel en HTML, qui affiche la première page de chaque fax entrant. Cela économise du temps parce que les employés d’AGG sont en mesure de rechercher et d’identifier des fax rapidement, et ce, directement dans le panneau de visualisation de Microsoft Outlook;
• une superbe qualité d’image pour les fax;
• une interface conviviale comprenant des formulaires Microsoft Outlook personnalisés.

En somme, AGG a échangé un serveur de fax à base de cartes de fax désuet pour une solution de FoIP sans cartes robuste et ultraflexible appuyée par un service à la clientèle hors pair. De surcroît, AGG a aisément récupéré son investissement en moins d’un an.